De waarde van een sociaal intranet

Er is al veel geschreven over de functionaliteiten van een sociaal intranet. Je komt dan op uit elementen als social networking (profielen), blogs, wiki’s, het delen van bestanden etc. Er wordt maar weinig ingegaan op de redenen en de gevolgen van het inzetten van dit soort tools.

Ik baseer deze blog voor het grootste deel op een post van Oscar Berg. Ik merk dat ik zelf heel veel terugkom op deze post en wil dat graag met jullie delen. De theorie is simpel: als de waarde van informatie groter is dan het produceren, bewaren en distribueren van de informatie, is het zinnig om de informatie aan te bieden. Dit is content zoals we het kennen uit de meeste huidige intranetten. Content waarvan we van tevoren bedacht hebben dat de medewerker dit nuttige informatie vindt. Bij e-office noemen we dit de blauwe kant van het intranet.  Ik zal een andere post wijden aan hoe dit vakgebied zich ook steeds verder ontwikkelt.

Long tail of information

De plaat laat de long tail of information needs zien. Op de verticale as staat het percentage van de vraag naar het stuk informatie en op de horizontale as staat de populariteit van het informatie item. Linksboven in staat het menu van de kantine . De waarde van het kantine menu is hoog en weegt dus op tegen de kosten van het wekelijks maken van het item. Daar waar het blauwe over gaat in het gele wegen de kosten van het maken niet meer op tegen het aantal keren dat het stuk gelezen wordt.

Social intranet: het intranet voor kenniswerkers

Het sociaal intranet voorziet in middelen om niet alleen de Communicatie afdeling zaken te laten posten op het intranet, maar heel de organisatie informatie te laten delen zonder dat dit veel tijd en moeite kost. Veel van deze informatie is niet relevant voor de hele organisatie, maar wellicht net wel voor die ene medewerker die informatie zocht over de nieuwe klant X.  Dit is de gele kant van het intranet.

Een kenniswerker heeft informatie nodig die lastig, zo niet onmogelijk is om van te voren te verzinnen. Elke opdracht is tenslotte redelijk uniek. Omdat het gemakkelijk is voor iedereen om informatie te produceren zou de kenniswerker wel eens baat kunnen hebben aan de long tail van informatie: er zit iets tussen dat voor hem voor die specifieke opdracht van waarde is. Dit stuk informatie zit aan de rechterkant van grafiek, het is niet populair en de vraag is laag. Maar de kenniswerker vindt het wel en is voor hem op dat moment sterk van waarde.

De waarde van een social intranet

De waarde zit ‘m dus in het feit dat iedereen informatie kan produceren en vastleggen. Deze informatie is zeker niet voor iedereen geschikt, maar wel voor een kleine bepaalde doelgroep. Aangezien de kosten van informatie laag zijn, weegt dit op tegen het lage gebruik van deze informatie. Al deze kleine stukjes informatie zijn uiteindelijk gezamelijk voor een groot deel van de organisatie van grote waarde.